福祉事業でLINE WORKSを導入して1年が経ったレビュー

僕は10以上の福祉事業所を抱える会社で情シスをしているのですが、昨年11月にLINE WORKSを導入しました。

それから1年が経過しまして、今や欠かせないソリューションだと僕は評価しています。

導入に至った経緯から、運用方法まで、会社に迷惑をかけない範囲内でレビューします。

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LINE WORKS導入の経緯

メールの代替ツール探しから始まった

LINE WORKSの導入について、実は積極的に新しいグループウェアを探すという目的ではありませんでした。

当社は10以上の事業所が地域に点在しており、社内の情報共有や伝達はメールで行なっていました。

特に管理者宛の連絡が多く、添付ファイルをつけて送ることがしばしばだったので、メールボックスの容量がすぐいっぱいになり、頻繁に削除する必要がありました。

これは単にメールの送受信が多いということだけでなく、使用していたホスティングサービスの容量が100GBとあまり潤沢でなかったことも原因でした。

また、メールと一緒にWebも同じホスティングサービスを使用していたのですが、PHPのバージョンがある地点から更新されなくなり、WordPressを最新バージョンに更新できないという問題もありました。

そこでホスティングサービスを変えるという目的からスタートしました。

最初の候補はGoogle Workspace

最初にあがった候補はGoogle Workspaceでした。Gmailであれば容量を気にせずメールを使いまくれます。

使用できる他のアプリとしては、Googleドライブやフォームは重宝しそうでしたが、MS Officeがあるためドキュメントやスプレッドシートはあまり使われなさそうですし、MeetもZoomの方が優先的に使われそうでしたので、多くの機能が持ち腐れにならないか懸念がありました。

候補から外れる最も大きな要因が料金体系。機能的には最安値のBusiness Starterプランで十分なのですが、300ユーザーを超える場合はEnterpriseプランにする必要があり、費用がかなりかかってしまいます。

既にメールアカウントは300以上作成しており、間引く必要がある他、これからは自由にメールアドレスを作成できないという弊害が起きてしまいます。

エイリアスの機能を使用して、一部のユーザーはGmailを使用し、残りのユーザーはホスティングサービスで用意したメールを使用するという手もありましたが、ユーザーによって使用するメールソフトが違うというのも引っかかります。

ちなみに当時その方法を模索していた時の記事がこちら。

教育コストが安いLINE WORKSに決定

メールは容量の大きい新らたなホスティングサービスのものを使用するにしても、それでも保存できるメールには限界があります。

これまでメールで大きな割合を占めていたのは社内連絡でした。そこでメールは外部とのやり取りだけに使用し、社内連絡は別のツールを使用することにしました。

そこで候補にあがったのがLINE WORKSです。普段LINEを使っていれば抵抗なく使えるというのが大きなポイント。ITリテラシーの水準が低い福祉業界ですが、LINE WORKSなら受け入れられるだろうと考えたのです。これがSlackだったらここまでスムーズに導入はできなかったでしょう。

運用開始前に数回説明会を行いまして、それ以降は問い合わせを受けつつですが、基本的な使い方はスムーズに浸透しました。今や必須の連絡ツールとなりまして、まさに情報革命でした。

LINE WORKSのメールも検討した

メールについては最終的にホスティングサービスのものを使用することになったのですが、LINE WORKSのメール機能も検討しました。

こちらはユーザー数は特に問わないのですが、メールを使用できるのが上位プランからで、料金が倍近くかかってしまいます。

そこで一つ考えたのが、下位プランと上位プランの2パターンの契約をして、メールを利用するユーザーだけ上位プランで運用するというもの。しかし、これは別々の組織としてみなされてしまってグループウェアとしての機能を損なってしまいます。

もう一つ考えたのは、LINE WORKSのアカウントがあるユーザーはメールをLINE WORKSで、その他のユーザーはホスティングサービスのメールを使用するというもの。しかし、これはDNSの設定でLINE WORKSに向ける必要があるためホスティングサービス側では受け取れないことがわかり断念しました。

その時の試行錯誤は下記の記事で書いています。

メール機能で上位プランを検討するのはどうか

導入当時はメール機能欲しさに上位プランに上げるかどうかを考えましたが、今となっては不要だなと考えるようになりました。

メール自体がレガシーな技術になりつつあるため、その技術のために投資するのは何か違うな、と。特にEmotetの騒動が身近に迫って以来、強く考えるようになりました。

ただ、上位プランが無駄というわけではなく、ストレージの容量アップやDriveの機能のためにプランを上げるのはありだと思います。

メールでは難しい大きなファイルのやり取りもできますし、しかも外部向けにもアップロードできます。業務の根幹を成すグループウェアとして完成させるのであれば必要なパーツだと思います。

最近は社内Wiki的な使い方も進めており、成熟してきた頃に提案してみてもおもしろいかと目論んでいます。

個人アカウントと事業所アカウントの2パターンで運用

外部とのやり取りはホスティングサービスのメールで行うとして、内部の情報共有はすべてLINE WORKSで統一することにしました。

ただ、非常勤含めて900人近く職員がいるので、全員分アカウントを用意するとかなり費用がかかります。それにすべての職員が日常的に事業所をまたいで情報共有をしているわけでもありません。

そこで、管理者や頻繁なやり取りが発生する職員は個人アカウントを所有し、それ以外は事業所ごとに作成したアカウントを共有しながら使用するという運用方法にしました。これならば無駄なく全職員が情報共有することができます。

LINE WORKSの良いところ

トークで即時対応の必要がなくなった

情シスとしてヘルプデスク業務は少なからずあるのですが、従来は電話で対応することがほとんどでした。これだとその電話で他の作業すべてが止まってしまいますし、他の対応も受付待ちの状態になってしまいます。

トーク(チャット機能)であれば受信してから好きなタイミングで対応できるし、別件が送られてきても当座の対応が終わり次第順番に対応すればいいので、電話で発生する煩わしさがなくなってスピーディに仕事をさばけるようになりました。

電話でのやり取りで発生する「○○さんいますか?」→「本日は休みです」→「また後日かけ直します」みたいな無駄がなくなります。時間や予定に関係なく、トークを送っておけば相手のタイミングで見てくれます。

複数人とのリアルタイムのやり取りが可能になった

電話はリアルタイムだが1対1、メールは複数人に送ることはできるがリアルタイム性に欠ける。つまり複数人と情報交換するには会議しか手段がなかったのが、グループトーク機能で複数人とのリアルタイムでのやり取りが可能になりました。

さらに誰が既読をつけたのかもわかるようになっているので、誰が見ていて誰が見ていないかもわかります。

正直、グループトークがあれば会議で集まるのも不要な気がします。少なくとも会議の大きい部分を占める情報伝達の部分はあらかじめトークでやっておいて、意思決定といった部分に時間をより大きく割くといったことができるのではないでしょうか。

通話機能でより円滑にやり取りをする

どうしても口頭でないと伝えにくい内容や、すぐに答えが欲しい場合があります。トークだけでは難しくても通話機能があります。

電話と違って良いところは、先述しましたが事務所の電話にかけているかどうかの確認作業が不要なところ。それとスマホだけでなくパソコンやタブレットなどインターネットに繋がっていればデバイスは選ばないところです。

さらにビデオ通話も可能ですので、お互いに顔を見て話すことが可能ですし、パソコンであれば画面共有も可能です。これもヘルプデスクをする上で結構重宝します。

また、複数人でのビデオ会議もできます。ビデオ会議やオンライン研修用途ではZoomの方が多機能でで使いやすいのですが、簡単な会議であればLINE WORKSのビデオ通話で済ませることもあります。

LINEとつながることができる

LINE WORKSはLINEとつながることができます。と言うと「当たり前だろ、何を言ってんだ」と思われそうですが、LINE WORKSとLINEは実は似て非なるものです。

LINEは社会の不特定多数の人とコミュニケーションを取るためのSNS、LINE WORKSはLINEをベースにした社内に限定してコミュニケーションを取るグループウェアです。運営もモバイルワークスジャパンというLINEの親戚企業です。

グループウェアは基本的には内輪だけでやり取りするものなのですが、LINEのユーザーともやり取りができるという代物です。

これまで利用者家族とやり取りするのは電話かメールでしたが、日常ではLINEが主な連絡手段となって電話もメールも使う機会が減りつつあるので、今後LINEで主になっていくと思われます。そこでLINE WORKSの導入が将来的に大きい投資になってくれているかと思います。

そんな感じで、LINE WORKSの導入効果はかなり大きいと感じています。まだ新しい機能を追加したりと発展途上な面もありますので、これからの動向に期待です。

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