僕の勤め先は福祉施設で、コロナ禍で面会が制限されていたのですが、昨年末の感染者数の減少によって予約をすることを前提に面会が再開されました（感染者数の増加に伴ってこれまた制限がかかりましたが）
電話での面会予約は管理が大変なことと、担当者が常に電話対応する必要があり手間がかかります。
そこでWeb上で予約フォームを設けられればということで、WordPressのプラグインであるBooking Packageを使用することを提案しました。
コーポレートサイトをWordPressで運用しているため、コストゼロで予約フォームを導入できました。
Booking Packageの入手
Booking Packageはダッシュボードから新規プラグイン追加でインストールすることができます。
有料プランもありますが、簡単な予約システムが欲しいだけであれば無料プランでOKです。
予約フォームの設定方法
ざっくりとどんなもんかだけ解説。
入力フォームの設定
まず入力フォームの項目を設定します。テキスト形式やメールアドレスなど、フォームの書式も設定できます。
また、必須項目や任意項目の設定も可能です。
予約可能な日時設定
予約可能な日時設定を行います。
時間、予約締め切り、定員などの設定が可能です。
日ごとに設定可能ですし、それが面倒くさかったらテンプレートで曜日ごとにまとめて設定もできます。
通知メールの設定
予約完了後に相手のメール宛に通知する内容を設定できます。
メールタイトルと本文を編集可能で、フォームに入力された内容も表示することができます。
新規に申し込みをした時の他、承認時やキャンセル時の通知メールについても設定可能です。
固定ページにショートコードで貼り付け
あとは固定ページにショートコードで貼り付けます。
もちろん前後にブロックを入れてもOKなので、説明をがっつり書いた後に予約フォームを設置するということも可能です。
Booking Packageの使い方
では、実際に予約フォームの使い方をば。
設置されたページにアクセスすると、カレンダーが表示されます。
表示は見たまんまですが、下記のような感じです。
| ○ | 空きあり |
| △ | 空き少なめ |
| ✕ | 空きなし |
| 無印 | 休みなど最初から受付なし |
日付をクリックすると、次は時間が出てきます。このタイムテーブルも任意で設定できます。
時間を選択すると入力フォームが表示され、必要な情報を入力して送信してもらいます。
すると、入力したアドレス宛に受付メールが通知されます。
また、サイト管理者側にも通知を飛ばすことができ、ダッシュボードでは申込みリストが表示されます。
ステータスが承認待ちになっており、これを承認すると予約確定です。設定していれば承認後のメールも通知することができます。
新規申し込みをした時点で、その日時の空きが１つ減ります。定員に達すればこのように赤字になって予約が不可能になります。
相手がメールアドレスを所持していることが前提
このようにメール通知によって予約ができたかどうかの確認を取るので、メールアドレスを所持していることが前提になります。
メールはまだまだ現役ではありますが、LINEやSlackといったチャットが主流になりつつあるので、先が長いシステムとは言えないかもしれません。
逆に言えばGmailなどでメールアドレスを取得さえすれば誰でも使用可能ですし、無料で簡単に設置できるので始めやすいシステムだとは思います。
本番運用はまだできてません
この仕組みを施設の管理者に提案してみたのですが、今のところ使われていないですね。
おそらく新しい仕組みを職員や関係者に周知徹底するのが大変だからでしょう。慣れない内は電話などこの予約フォーム以外で受け付けた予約とダブルブッキングしたりとミスも起こり得ますからね。
特に福祉業界はこの手のシステムは不得手な職員が多いだけに、受け入れがたい面が大きそう。
もしかすると使う機運になったところでオミクロン騒動になったのかもしれませんが、このまま忘れ去られそうな気がします。
とりあえず僕自身はおもしろいネタを見つけたということで満足しています。
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